Kiara by Kyberworks - Utilizzo Pratico (Workflow)

Ormai utilizzo il servizio da un pezzo, e devo ammettere che mi ci trovo bene.
Ho stabilito un certo Workflow all'interno dell'applicazione, e il mesetto di utilizzo mi ha permesso di affinare le "tecniche", con un'ultima verifica sul processo di fatturazione.

Insomma, prendo contatti con un cliente, e mi creo il preventivo.
Nulla di troppo astruso, semplicemente infilo quello che ritengo di fargli pagare per i singoli "pezzi".
Lo stampo e, se necessario, lo invio per Posta Elettronica in formato PDF (sfruttando il sistema integrato, che me ne manda una copia).

Se il preventivo viene accettato, mi creo l'Ordine, e salvo cose particolari me lo svuoto anche (imparata dopo aver trovato una voce doppia in fattura ieri... figuraccia col cliente, vabbe'...).
A questo punto, per ogni singola cosa che faccio (telefonate, mail, chat, interventi veri e propri, canoni mensili...), inserisco un'Attivita', che una volta alla settimana rimando, consuntivata con relativi importi, nell'Ordine precedentemente creato.

In questo modo, dalla schermata degli Ordini, riesco a tenere d'occhio cosa fatturero' il mese successivo, e posso anche decidere che, causa "scarsita'", e' meglio rimandare la fatturazione (e anche il pagamento, ma preferisco avere entrate semi-costanti e piu' corpose, sotto i 100 Euro se ho altre attivita' con lo stesso cliente, rimando la fatturazione al mese successivo, scelte mie...).
A questo punto, a fine mese, ricontrollo eventuali Attivita' non collegate ad Ordini, ed in caso le associo (torna molto comodo il "contatore" a lato, se serve poi rifare la sommatoria per raggruppare piu' attivita' in un'unica riga in fattura).

A questo punto, essendo come ho gia' segnalato a fine mese, ricontrollo gli Ordini non fatturati, e lifatturo con un click.
Mi devo ricordare di modificare le date, in modo che non corrispondano alla data di ordine ma a quella corrente, e posso tranquillamente "chiudere" le fatture, ed inviarle per Posta Elettronica continuando a sfruttare la barra di destra dell'applicazione.

Una volta inviate le fatture me le ritrovero' come "In scadenza" nella schermata principale, da cui potro' tenere d'occhio:
- Scadenze (telefonate da fare, fatture emesse e cosi' via...)
- Fatture di Vendita Scadute (cosi' mi ricordo che ho una pendenza di 3000 e passa Euro, che si spera possano rientrare a breve, ma non dipende da me...)
- Fatture di Acquisto Scadute (il nulla, ed e' bene che resti cosi')
- Fatture da Inviare (cosa che dovrebbe restare deserta nella mia gestione)

Nella barra di destra del Sommario tornano molto comodi i "contatori", che indicano i guadagni e le spese dall'inizio dell'anno (poco indicativi per il 2007, dato che si riferiscono solo al periodo da maggio in poi nel mio caso) e dall'inizio del mese, e l'iva (sempre dall'inizio dell'anno e dall'inizio del mese, divisa in entrate ed uscite).
Una volta pervenuto un pagamento (approfittiamo di chi paga in anticipo, tanto mi legge anche...), seleziono l'apposita fattura, e immetto le informazioni del pagamento, in modo che la fattura sparisca dal Sommario e i contatori nella barra laterale si aggiornino.

Potro' usufruire dell'utilizzo gratuito dell'applicazione per tutto il 2008 (cosa che potro' se non ricordo male offrire anche a cinque amici, ma prima sarebbe meglio chiedere conferma...), ma penso che valga la pena di acquistarne i diritti di utilizzo indipendentemente da demo gratuite (utili per verificare che l'applicazione si adatti alle proprie esigenze).
Per me che ho sempre fatto "a mano" la mia fatturazione e' molto comodo poter tenere d'occhio la mia situazione contabile in un'unica schermata, sapere cosa ho fatturato, cosa e' stato pagato e cosa no (devo inserire i pagamenti a mano, e' vero, pero' la banca ogni tanto la controllo...), e avere anche la possibilita' di vedere l'andamento economico dell'anno (cosa che mi sara' magari piu' utile in futuro...).

Io, che da tempo cercavo un modo per tenermi una sottospecie di contabilita', adesso l'ho trovato.
E, sinceramente, non penso proprio di mollarlo!